Tingkatkan Mutu Kearsipan, Ditjen Hortikultura Lakukan Pengelolaan Arsip Secara Elektronik

oleh

WartaTani.co – Direktorat Jenderal Hortikultura, Kementerian Pertanian menyadari betul arti penting arsip. Pun di tengah teknologi yang senantiasa berkembang, pengelolaan yang selama ini dilakukan manual perlu ditingkatkan secara elektronik.

Pada awal dilantiknya, Menteri Pertanian Syahrul Yasin Limpo sudah mengintruksikan kepada seluruh jajarannya untuk beralih menggunakan sistem persuratan dan Pengelolaan kearsipan secara elektronik.

Arahan itu kemudian ditindaklanjuti oleh seluruh eselon satu yang ada di Kementan dengan mensosialisasikan agar Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dan aplikasi kearsipan elektronik yang sudah ada agar dilakukan secara menyeluruh

“Kearsipan sangat penting dalam membangun pemerintahan yang baik dan modern. Pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu dengan memanfaatkan teknologi melalui penerapan e-government merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi,” ungkap Dirjen Hortikultura, Prihasto Setyanto saat memberi sambutan pada acara Sosialisasi Penyusunan Dokumen Arsip dan Pengelolaan Arsip Bentuk Manual Menjadi Berbasis Elektronik Lingkup Direktorat Jenderal Hortikultura Kementerian Pertanian, di Malang, Jumat (4/9).

Menurutnya, penerapan teknologi dalam sistem persuratan dan kearsipan memerlukan data yang terintegrasi dan dinamis. Keberadaan arsip melindungi kepentingan negara.

Untuk itu diperlukan peningkatan kualitas kebijakan publik dengan sistem penyajian data secara cepat, simultan dan terarah.

Hasil dari pertemuan ini diharapkan mampu meningkatkan kemampuan arsiparis guna pengelolaan arsip yang makin bermutu. Pada pertemuan ini juga mengarahkan agar pengelolaan arsip dimulai dari unit pengelola (unit kerja eselon 2).

Selanjutnya memasuki masa retensinya (Pedoman Jadwal Retensi Arsip Kementan) untuk diserahkan ke Unit Kearsipan II (dua) atau Record Center Ditjen Hortikultura. Pada posisi ini akan dilakukan pemeriksaan secara intensif, dikaji, dan dilestarikan sesuai kaidah kearsipan.

Poin lain yang turut dibahas adalah kaidah persuratan. Secara internal seringkali terjadi kekeliruan atau kesalahan pada format penulisan.

Sejatinya seluruh format surat dinas telah diatur pada permentan nomor 21 tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pertanian (TND).

Berkaca pada peraturan ini, maka dapat disimpulkan bahwa seluruh surat yang tidak sesuai dengan format TND dapat dikategorikan sebagai surat yang cacat administrasi.

Melalui pertemuan virtual, Sesditjen Hortikultura Retno Sri Hartati Mulyandari mengatakan, “Terkadang ada yang membuat surat yang penting substansinya, tetapi tidak memperhatikan kaidah penulisannya yakni Tata Naskah Dinas Kementan. Ini tentunya harus diperbaiki secara bersama-sama,” ujarnya.

Kegiatan ini mendapat apresiasi dari Subbag Kearsipan Sekjen Kementan, selaku unit pembina kearsipan di Kementerian Pertanian. Dalam audit kearsipan yang baru-baru saja dilakukan, Ditjen Hortikultura mendapatkan predikat “memuaskan”.

Ditemui di sela-sela pertemuan, Kepala Bagian Umum Ditjen Hortikultura Andi Muhammad Idil Fitri mengatakan, ”Predikat apapun yang didapatkan oleh unit kearsipan Ditjen Horti tidak terlepas dari kerja sama antara arsiparis dan pengelola arsip.

Tidak jauh berbeda, Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, Ina Ngana Naha selaku pembina pengelolaan arsip di Ditjen Hortikultura ini juga sangat bersyukur atas apa yang telah diraihnya hingga di fase ini.

“Saya sangat bersyukur pimpinan sangat mendukung pengelolaan arsip ini. Saya akan berupaya untuk meningkatkan pelayanan arsip yang lebih baik ke depannya” tutup wanita kelahiran Sumba itu.